Системи управління складом (WMS) існують не дарма. Якщо керувати невеликим сімейним бізнесом ще відносно просто, то на певному етапі обсяг зусиль, необхідних для відстеження товарних запасів, зберігання, комплектування замовлень і відвантаження, починає зростати в рази. Хороша новина в тому, що WMS більше не є виключно інструментом для великих корпорацій — сьогодні існують рішення і для бізнесів, які поки залишаються малими, але мають амбіції до зростання. У цьому матеріалі ми розглянемо, як не розгубитися при виборі WMS, що найкраще підійде саме для вашого бізнесу.
Ознаки того, що ви «переросли» таблиці Excel
Як би зручно та знайомо не було користуватись електронними таблицями на старті, з часом усе починає плутатися — і це насправді добрий знак: ваш бізнес зростає. Ось кілька чітких сигналів, що час переходити на WMS:
- Оновлення вручну забирає надто багато часу. Якщо ваша команда витрачає кілька годин на тиждень лише на оновлення залишків і виправлення помилок — варто замислитися про систему управління складом. Без неї ризик накопичення помилок лише зростатиме.
- Реального часу більше не вистачає. Як тільки продажі, повернення, приймання, комплектація й відвантаження починають відбуватись паралельно, затримки в оновленні інформації починають коштувати грошей.
- Збільшуються розбіжності в запасах і затримки у відвантаженні. Найімовірніше, це наслідок використання розрізнених систем або ручного введення даних. Постійний розрив між тим, що вказано в таблицях, і тим, що є фактично на складі, — ще одна причина запровадити WMS.
Що саме робить WMS (і що вам, можливо, не потрібно)
Типова скарга від малого або зростаючого бізнесу, який вперше вибирає систему управління складом, полягає в тому, що популярні рішення часто пропонують набір функцій, за які доводиться переплачувати, хоча насправді не всі з них потрібні. А найважливіше — це початкова вартість і співвідношення ціна/користь. То що вам насправді потрібно?
Більшість малих і середніх компаній отримують користь від базового функціоналу, який є майже в кожній WMS-системі:
- Відстеження товарних залишків — автоматичне оновлення рівня запасів за всіма артикулaми, локаціями та каналами.
- Управління замовленнями — координація процесів комплектації, пакування та відвантаження згідно з вхідними замовленнями.
- Приймання та розміщення товару — реєстрація нових поставок і розміщення їх на складі з мінімальними зусиллями.
- Процеси комплектації та пакування — допомагають команді виконувати замовлення швидше й точніше завдяки варіантам групової або хвильової комплектації.
У більшості випадків правильне поєднання функцій управління запасами творить дива. Для компаній із приблизно 400–600 артикулів навіть просте поєднання контролю запасів і оптимізованої комплектації дозволяє прискорити виконання замовлень на приблизно 30%.
Звісно, це не означає, що розширений функціонал — це просто “надмірності”. Ні. Управління двором, персоналом, автоматизація, предиктивна аналітика — усе це справді потужні речі для великих підприємств, але вони значно підвищують загальну вартість. І якщо ви поки що обробляєте кілька сотень замовлень на день — ці функції вам ще не обов’язково потрібні.
Натомість дуже важливою є інтеграція, особливо якщо ваш бізнес працює в eCommerce.
Узгодження потреб бізнесу з ключовими функціями систем управління складом
Головне під час вибору WMS — це узгодити вибір із реальними потребами вашого бізнесу (а) зараз, (б) у найближчому майбутньому. Основні запитання, які варто поставити:
- Який у вас середній обсяг замовлень? Бізнес, що відправляє 50 замовлень на день, не потребує тієї ж складності, що й той, який обробляє 500, але базові функції комплектації та доставки мають бути надзвичайно зручними.
- Скількома SKU ви керуєте? Для кількох десятків артикулів просунуте прогнозування запасів може бути надлишковим. Але якщо вони поділені на кілька категорій, то система відстеження має бути трохи складнішою.
- Скільки у вас працівників складу? Невелика команда виграє від простих у використанні інтерфейсів і оптимізованих процесів. Такі функції, як сканування штрихкодів і керована комплектація, можуть суттєво підвищити продуктивність без потреби в тривалому навчанні.
- Які інтеграції вам потрібні? Якщо ви працюєте в eCommerce, це Shopify, Etsy, WooCommerce, Amazon? Крім того, вам, найімовірніше, знадобиться інтеграція з інструментами доставки та, ймовірно, з бухгалтерськими системами (на кшталт QuickBooks тощо).
- Нарешті, що вам буде потрібно через 12–18 місяців? Чи плануєте ви відкрити другий склад або підключити 3PL? Чи подвоїться обсяг замовлень у пікові сезони? Чи плануєте ви впровадити комплектацію, бандли або підписки?
Хороша ідея — шукати системи, які дозволяють почати з малого, але пропонують додаткові модулі або оновлення для масштабування операцій у майбутньому.
Поточні фаворити серед WMS для зростаючого бізнесу
Звісно, охопити всі можливі платформи в одній статті — завдання майже неможливе (це швидко перетворилося б на енциклопедію), але розглянемо деякі з найпопулярніших рішень для малого та середнього бізнесу:
ShipHero
Улюбленець серед eCommerce-брендів і 3PL-компаній, ShipHero — це хмарна WMS із простим інтерфейсом і швидким запуском. Щодо функціональності, вона пропонує управління запасами, обробку замовлень, мобільну комплектацію й автоматизацію повернень — базовий набір, який легко інтегрувати у ваші поточні процеси.
Zoho Inventory
Ця частина екосистеми Zoho створена для зручної інтеграції з іншими додатками — як Zoho, так і сторонніми. Є базовий функціонал для відстеження запасів, керування замовленнями та мультиканального продажу. Найкраще підходить для бізнесів, яким потрібен базовий контроль запасів із легкою автоматизацією.
NetSuite WMS
Частина ERP-системи Oracle NetSuite, ця WMS орієнтована на бізнеси, що швидко масштабуються. Пропонує відображення запасів у реальному часі, сканування штрихкодів і хвильову комплектацію. Має потужні можливості для звітності та автоматизації. Варто розглянути, якщо ви шукаєте єдину платформу для управління фінансами, запасами та виконанням замовлень.
Cin7 Core (раніше DEAR Systems)
Cin7 Core орієнтований на продавців, які працюють в омніканальному форматі з великою кількістю складних артикулів. Має потужні функції керування запасами, інтегрується з Xero, Shopify, Amazon тощо. Підтримує партійне/серійне відстеження, BOM (специфікації виробів) та легке виробництво — чудовий варіант для продавців зі складними процесами.
Перевантажені? Ось як не загубитися в світі WMS-платформ
На ринку існують десятки WMS-систем — кожна обіцяє потужний функціонал та інтеграції — і легко відчути себе розгубленим. Але вибір правильної системи не має бути головним болем, якщо діяти структуровано.
Складна система марна, якщо команда не може ефективно нею користуватись. Обирайте платформи з інтуїтивною панеллю керування, мобільним доступом і мінімальними вимогами до навчання. Зручний інтерфейс зменшує криву навчання і мінімізує збої при впровадженні. Загальне правило: якщо ваша команда не може освоїти базу за 1–2 дні — система, ймовірно, надто складна.
Для зростаючих бізнесів хмарні WMS — зазвичай кращий вибір. Вони швидко впроваджуються, мають автоматичні оновлення і забезпечують доступ віддалено — без витрат на сервери або ІТ-підтримку. Локальні (on-premise) рішення дають більше контролю, але й потребують більших початкових витрат та відповідальності за обслуговування.
Обов’язково користуйтесь безкоштовними демо-версіями та пробними періодами. У процесі тестування звертайте увагу на інтуїтивність платформи, сумісність із вашими системами та рівень підтримки. Якісний досвід під час тесту — хороший індикатор довгострокового задоволення. Ставте собі запитання: чи можемо ми виконати повний цикл замовлення без допомоги техпідтримки?
Коли варто розглянути розробку кастомної WMS
Готові системи управління складом чудово працюють для багатьох малих і середніх бізнесів, але вони не завжди є універсальним рішенням. Якщо ваш бізнес обробляє як B2B-, так і D2C-замовлення, використовує нестандартну систему зберігання або має складні процеси комплектування й пакування, типова WMS може здатись обмеженою.
У такому випадку кастомна розробка дозволяє налаштувати платформу під ваші конкретні процеси, мінімізуючи потребу в обхідних рішеннях або використанні розрізнених інструментів. Так, це може вимагати вищих початкових витрат — як фінансових, так і часових. Але на практиці розробники, які спеціалізуються на рішеннях для логістики (наприклад, Lionwood.software), працюють із модульними системами й можуть створити кастомізоване рішення досить швидко.
У довгостроковій перспективі це дає більше контролю, зменшує неефективність, витрати на ліцензії та залежність від сторонніх постачальників — особливо якщо у вас є внутрішня технічна команда або надійний софтверний партнер.
Незалежно від того, чи ви розглядаєте готові інструменти, чи думаєте над розробкою власної WMS як стратегічним кроком на майбутнє — ми готові допомогти. У Lionwood.software ми створювали рішення для бізнесів, що швидко ростуть — без зайвого функціонального баласту. Зв’яжіться з нашими експертами, щоб обговорити реальні потреби вашого складу — і почати розробку ідеального рішення.
