Школи — це складні установи, і їхня діяльність не обмежується лише проведенням уроків. Ефективне управління школою — це виклик, що вимагає особливих навичок: правильне ведення учнівських записів, складання зручного розкладу, забезпечення комунікації та підготовка звітів для відповідності вимогам — і це лише кілька з багатьох аспектів. Програмне забезпечення для адміністрування шкіл сьогодні є перспективним (а в багатьох місцях уже добре відомим) засобом вирішення поширених проблем, з якими стикаються освітяни. У цій статті ми розглянемо переваги та необхідні функції систем управління школами, а також обговоримо, чи варто інвестувати в розробку індивідуальної платформи.
Чому програмне забезпечення для управління школою є важливим
Цифровізація, безперечно, не оминула й шкільну сферу. У 2022 році дослідження, зокрема звіт компанії MarketsandMarkets, передбачало, що глобальний ринок освітніх технологій досягне $404 мільярдів до 2025 року — і, здається, так воно і відбувається. Проте мова йде не лише про електронне навчання чи цифрові медіа, які безпосередньо використовуються в освітньому процесі. Програмне забезпечення найчастіше входить у гру там, де є найбільше неефективності — і управління школою є одним із найвідоміших прикладів, особливо у контексті вигорання персоналу.
Кожен, хто коли-небудь працював у школі (включаючи навчальні заклади рівня K-12), знає: найбільші труднощі створює не психологія чи методика, а адміністративні завдання. Саме тому шкільне ПЗ набуває великого значення — і щодня підтверджує свою цінність. Такі платформи можуть централізувати й полегшити виконання рутинних задач — від відстеження відвідуваності та управління оплатами до (що дуже важливо) складання розкладів. Згідно з дослідженням Frontline Education, 65% шкільних адміністраторів повідомляють про суттєву економію часу завдяки використанню технологій. Іншими словами, сцена з «Гаррі Поттера», де сперечаються, хто має право тренуватись на полі для квідичу, навряд чи повториться у школі з хорошим ПЗ.
Є й інший вагомий фактор — комунікація. В освітньому процесі задіяно багато учасників: самі учні, їхні батьки або опікуни, та адміністрація школи. До недавнього часу більшість рішень ухвалювались односторонньо (зазвичай школою) — і часто не найкращим чином. Цифрові інструменти вирішують цю проблему за допомогою повідомлень про оцінки, події, надзвичайні ситуації тощо. І це не лише про те, щоб поінформувати батьків про успіхи чи заходи — це також стосується внутрішніх операцій. За даними McKinsey, школи, які приймають рішення на основі даних, на 30% частіше досягають своїх операційних цілей.
Поширені проблеми, які допомагає вирішити програмне забезпечення для шкільного адміністрування
Переваги використання програмного забезпечення для шкільного адміністрування випливають із тих самих проблем, з якими школи традиційно стикалися у щоденних рутинних завданнях. Цікаво те, що ці проблеми визначаються не лише з точки зору, скажімо, вчителя чи адміністратора. Індустрія розвивалась шляхом узагальнення скарг усіх учасників процесу й створення рішень, які вирішують їхні проблеми одночасно.
Одним із ключових моментів є усунення ручних помилок у студентських записах та іншій документації. Згідно з дослідженням Національного центру освітньої статистики США, 40% шкіл, які покладаються на ручні процеси, регулярно стикаються з помилками у веденні відвідуваності та оцінювання.
Ще одна важлива перевага — покращення комунікації: замість розрізнених електронних листів і дзвінків, є єдина система, яка об’єднує всі канали зв’язку й дозволяє легко переглядати історію спілкування, коли це потрібно.
У результаті значно скорочується час, який витрачається на адміністративні завдання, такі як облік відвідуваності (який може займати до 25% робочого часу).
Поширені функції програмного забезпечення для шкільного адміністрування
-
Управління інформацією про учнів. Централізує всі записи про учнів, включаючи оцінки, відвідуваність і дані про зарахування, в одній безпечній системі. Забезпечує швидкий доступ до точної інформації, зменшуючи кількість помилок і підвищуючи ефективність адміністрування.
-
Управління розкладом і часом. Автоматизує створення розкладів уроків, графіків іспитів і розподілу ресурсів. Усуває конфлікти в розкладі та суттєво економить час адміністраторів і вчителів.
-
Інструменти для комунікації. Вбудовані системи повідомлень, сповіщення та портали забезпечують безперебійну комунікацію між учителями, батьками та учнями. Ці інструменти сприяють оперативному інформуванню та підвищують залученість.
-
Облік відвідуваності. Інструменти відстеження відвідуваності в реальному часі спрощують процес для вчителів і забезпечують точні записи. Багато систем також інтегруються з батьківськими порталами для надання оновлень щодо відвідуваності учнів.
-
Управління оплатами. Модулі управління оплатами забезпечують збір платежів за навчання, виставлення рахунків та ведення фінансового обліку. Автоматизовані нагадування допомагають школам підтримувати стабільний грошовий потік і зменшити кількість прострочених платежів.
-
Аналітика та звітність. Розширена аналітика надає уявлення про успішність учнів, розподіл ресурсів та ефективність роботи. Панелі управління та налаштовувані звіти допомагають адміністраторам приймати рішення на основі даних.
-
Система управління навчанням (LMS). Інтеграція з платформами LMS забезпечує безперебійне з’єднання академічних записів, завдань та оцінок, покращуючи навчальний досвід для учнів і викладачів.
-
Прийом та зарахування. Модулі для прийому спрощують процес подачі заяв, керують формами, відстежують подання документів і ефективно обробляють зарахування.
-
Управління персоналом. Функції управління персоналом відстежують розклади, ефективність роботи та заробітну плату. Ці інструменти підвищують прозорість і спрощують управління людськими ресурсами.
-
Управління відповідністю. Інструменти для дотримання вимог забезпечують відповідність регламентам захисту даних, таким як FERPA і GDPR. Вони включають функції, як-от історія змін (аудит) і шифрування даних, для захисту конфіденційної інформації.
Практичний приклад впровадження масштабної платформи з можливостями шкільного адміністрування, орієнтованої на дистанційне навчання: NIT
Вибір між кастомним і готовим рішенням
На даний момент на світовому ринку існує безліч готових систем управління школами. Проблема — саме в «світовому» характері таких рішень: на практиці школи мають дуже різні стилі управління, що залежать від географії, місцевого законодавства й нормативів, наявного персоналу, інфраструктури, а також від демографічних особливостей учнів. Реальність така: усі школи різні, як би не хотіли уніфікації чиновники. А отже, кожна школа потребує хоча б трохи індивідуалізованого програмного забезпечення — відповідно до потреб, які справді відомі лише працівникам, учням та батькам.
Водночас розробники готових рішень — не наївні люди, і ці продукти мають свої переваги. Насамперед вони економічно вигідні: середня вартість складає приблизно від 5 до 20 доларів на одного користувача на місяць залежно від країни. Їх також простіше впроваджувати та підтримувати. Проте є ризик того, що такі рішення не зможуть охопити специфічні процеси певної школи (як-от системи оцінювання чи позакласну діяльність), і ви завжди залишаєтесь залежними від постачальника.
На протилежному боці — кастомні рішення, які розробляються для конкретної школи або регіону. Вони вимагають більшої початкової інвестиції, проте забезпечують максимальну гнучкість і масштабованість. Основні переваги — індивідуально підібрана функціональність, можливість масштабування під потреби школи та повний контроль над даними.
Загалом, вибираючи між готовим рішенням і кастомним, слід орієнтуватися на три ключові фактори:
-
Розуміння унікальності школи: її академічна структура, потреба в розширеній аналітиці, специфічні партнерства чи інтеграції.
-
Масштабованість: якщо є прогноз зростання кількості учнів у найближчі 3–4 роки, кастомне рішення швидше за все себе окупить.
-
Довгострокова фінансова ефективність: у випадку з готовим рішенням витрати рівномірно розподіляються на весь період використання — менше на старті, але більше в майбутньому (особливо під час інтеграцій і кастомізацій). У кастомних рішень навпаки — вищі стартові витрати, але потенційно менші довгострокові.
Висновок
У багатьох аспектах програмне забезпечення для управління школою стає не розкішшю, а нагальною необхідністю. Воно дозволяє зекономити години роботи, запобігти вигоранню, зменшити кількість помилок і, що не менш важливо, сприяти розвитку культури співпраці між школою, учнями та батьками.
Конкретний набір функціональностей ідеального шкільного рішення, звісно ж, залежить від контексту. Щоб дійсно зрозуміти, які саме можливості матимуть значення, потрібно пропрацювати в школі хоча б рік. Саме тому при виборі кастомного рішення важливо почати з консультації з командою розробників. У такій взаємодії ви отримуєте найкращі практики з ІТ-сторони, а натомість передаєте бачення потреб саме вашої організації.
Компанія Lionwood.software відома своєю фокусованістю на EdTech і розробкою платформи NIT — всеукраїнського рішення для дистанційної освіти, що поєднує eLearning та інструменти для управління школою. Цей продукт, як і інші проєкти, над якими ми працювали чи працюємо зараз, є результатом глибокого розуміння потреб систем освіти в різних країнах.
Ви можете звернутися до наших експертів у будь-який час, щоб обговорити власний проєкт, поділитися баченням і розпочати співпрацю, яка допоможе реалізувати ваше ідеальне рішення.
