На перший погляд, індустрія івентів здається тією сферою, яку найменше можна автоматизувати — зрештою, йдеться про живе спілкування людей. Але кожен, хто організовував навіть таку «просту» річ, як дитяче свято, знає, скільки зусиль стоїть за лаштунками, і наскільки більше задач з’являється з ростом масштабу події. Автоматизація управління івентами — це вже реальність, яка швидко набирає обертів.
Звичайно, керування івентом — це купа дуже різних, але взаємопов’язаних процесів: від локації до кейтерингу, від освітлення до управління гостями, від проживання до залучення учасників і так далі. У цьому матеріалі розглянемо, які аспекти найкраще автоматизувати, щоб принести цінність організаторам та менеджерам майданчиків (і іншим зацікавленим сторонам), а також як це виглядає на практиці.
Чому автоматизувати управління івентами?
Автоматизація управління івентами по суті служить тій самій меті, що й автоматизація будь-де: допомогти оптимізувати операції, особливо там, де одну й ту ж дію потрібно виконувати багато разів. Це може бути обробка купи RSVP, перегляд десятків локацій для вибору найкращої за заданими критеріями, комунікація з підрядниками чи гостями тощо.
Що дійсно цікаво — правильна автоматизація, особливо за допомогою «розумних» (іноді навіть AI-драйвних) технологій, може не лише виконувати рутинні задачі, а й допомагати з ухваленням рішень та навіть покращувати досвід учасників, що ще цікавіше.
Саме тому глобальний ринок ПЗ для управління івентами зростає: до 2028 року він оцінюється у \$14,1 млрд (10,3% CAGR). Пропозиція інструментів стає різноманітнішою — щоразу більше видів автоматизації.
Головна причина, чому компанії впроваджують автоматизацію — це, звичайно, економія часу. За даними EventMB (тепер Skift Meetings), 66% івент-менеджерів стверджують, що лише автоматизація реєстрації та продажу квитків економить до 20 годин на кожну подію. Якщо сюди додати бюджетування, логістику й інше — це сотні годин на різних етапах.
Не кажучи вже про те, що автоматизація допомагає розв’язати частину багаторічних проблем, із якими стикаються івент-організатори та менеджери.
Які проблеми вирішує автоматизація управління івентами?
Автоматизація управління івентами насамперед дозволяє «точково» закрити найпроблемніші процеси. Найцікавіші кейси лежать на перетині болючих питань організаторів і можливостей технологій. Ось основні задачі, які автоматизація допомагає вирішити:
- Бюджетування. Бюджети івентів можуть швидко вийти з-під контролю через неочікувані витрати, а справжній «злодій» тут — поганий контроль витрат. Це проблема, яку 45% організаторів ставлять на перше місце. ПЗ дозволяє відстежувати бюджет у реальному часі й автоматично генерувати звіти про витрати. Більш «розумні» системи здатні прогнозувати витрати ще на етапі планування (логістика, кейтеринг, проживання тощо).
- Зміни в останню мить. Напевно, це найнеприємніша проблема, і водночас дуже типова. За дослідженням PCMA, 67% івент-менеджерів стикалися з «істотними змінами» за кілька днів до старту. Відміна спікера, зміна погоди, технічні збої, зміни в заповненості залу — все це краще контролювати через автоматизовані апдейти й сповіщення (які отримують і учасники). А в найскладніших випадках, коли треба шукати нового підрядника чи готель, спеціалізоване ПЗ допоможе зробити це швидше.
- Пошук і вибір локації. Завжди є якісь особливі вимоги до місця проведення, а підбір часто перетинається (і конфліктує) з процесом підрахунку гостей — ризик переплати або невдалого вибору. Автоматизовані платформи для підбору локацій дають дані про доступність, порівняння цін і опції бронювання в реальному часі, що суттєво скорочує час вибору.
- Залучення учасників. У підсумку йдеться про те, щоб люди мали продуктивний і приємний досвід. Зараз у тренді івент-додатки, які доповнюються автоматизованими інструментами: інтерактивні Q&A, живі опитування тощо. Окрім основної теми, це також можливість для менеджерів майданчиків продавати додаткові послуги — апгрейди номерів у готелях, додаткові сервіси тощо.
- Аналіз даних для майбутніх подій. Звітування після події — ключ до оцінки успіху й планування наступних івентів, але ручний збір даних довгий і схильний до помилок. SurveyMonkey оцінює, що автоматизовані інструменти економлять до 40% часу на зведення фідбеку та метрик. Платформи збирають дані з усіх точок контакту, даючи організаторам реальний аналітичний зріз і готові звіти для аналізу KPI, вражень учасників і ухвалення рішень на майбутнє.
Основні типи ПЗ для автоматизації івентів
З огляду на різноманіття типів подій і користувачів, не існує єдиного «універсального» інструменту, що підходить на всі випадки. Є різні платформи, кожна зі своїм набором і поєднанням автоматизованих функцій.
Платформи управління івентами — мабуть, найуніверсальніший інструмент: тут і планування, і реєстрація, і розклад, і робота з гостями. Вони вже давно адаптовані і для офлайн, і для онлайн подій, але не завжди охоплюють специфіку керування фізичними майданчиками чи навіть логістикою.
Є й спеціалізовані інструменти для автоматизації реєстрації та продажу квитків, які пришвидшують реєстрацію й часто дають опцію прийому платежів і збору даних учасників. Для фізичних івентів це часто поєднується з софтом для керування майданчиками — для організаторів і менеджерів залів: планування ресурсів, RFP і тому подібне.
Автоматизація активно впроваджується й у цифрові інструменти для onsite-активностей — полегшуючи чекин, друк бейджів тощо. Інструменти для залучення аудиторії — це додатки для живих опитувань, інформації та інтерактиву, іноді з AI-чатботами (вони особливо цінні для майданчика — дозволяють upsell додаткових сервісів).
На етапі промо — автоматизовані платформи для email-розсилок, SMM тощо, які інтегруються з основною системою.
7 головних можливостей автоматизації управління івентами
Ось сім кейсів, де автоматизація реально дає максимальний результат:
#1 Пошук локацій і підрядників
Автоматизований підбір локацій із бази даних — уже реальність; те саме працює для підрядників (звук, світло, декор), а також для готелів. Головне — наявність даних про доступність і ціни в реальному часі, можливість порівняння та автоматизація етапу RFP. Автоматичні сповіщення про нові пропозиції чи зміну ціни дозволяють оперативно реагувати.
#2 Керування гостями та обробка RSVP
Рекомендується автоматизувати RSVP, чекин і надсилання підтверджень, щоб усі дані були в одному місці. Це дає змогу оперативно оновлювати списки й скорочувати час очікування й ризик помилок. Більш просунуті системи персоналізують комунікацію (VIP-запрошення, нагадування про дієту тощо) і автоматично нагадують тим, хто не відповів.
#3 Реєстрація та квитки
Ще один процес, який легко автоматизувати — це реєстрація й видача квитків. Система обробляє заявки, платежі, е-квитки тощо. Це спрощує життя і гостям, і організаторам, дає змогу керувати базою даних учасників і підвищує відсоток відвідуваності. Інтеграція продажів із іншими системами дозволяє відстежувати тренди в реальному часі й коригувати маркетинг.
#4 Керування локацією та логістикою
Технології 3D-планування залу вже використовуються на практиці; процеси, пов’язані із цим, теж автоматизуються — від розміщення ресурсів до планування руху персоналу й устаткування. Результат — оптимізоване використання простору й менше проколів у логістиці. Системи автоматично нагадують персоналу й підрядникам про дедлайни й доставки.
#5 Маркетинг і промоція
Email- і соцмережевий маркетинг легко автоматизуються, зручно сегментувати аудиторію та відстежувати ефективність у реальному часі. Можна запускати ретаргетингові кампанії, щоб залучати тих, хто ще не зареєструвався.
#6 Фінансовий контроль (бюджет і платежі)
Можлива автоматизація обліку витрат і навіть поєднання з оплатою для моніторингу ROI в реальному часі. Автоматичні сповіщення про перевищення бюджету дають змогу тримати все під контролем. Інтегровані фінансові дашборди показують загальну картину, полегшують аналіз витрат після події.
#7 Збір фідбеку й аналітика
Автоматизація опитувань після події — звична справа. Аналітичні інструменти самі збирають KPI: відвідуваність, залученість, ефективність заходу, і радять, як покращити наступні івенти. Для менеджерів майданчика це теж актуально, якщо є доступ до CRM даних залу.
Як обрати ідеальне ПЗ для івент-менеджменту?
Можливостей автоматизації багато, але знайти універсальну систему під усе — складно, і часто це й не потрібно. Зазвичай краще мати максимум функцій під одним дахом, особливо якщо ви працюєте з певним типом івентів. Але ніхто не знає ваш бізнес краще за вас, тому замість нав’язування конкретних інструментів, подаємо перелік факторів для вибору:
Передусім, це типи заходів, які ви організовуєте, їх масштаб і складність. Наприклад, для багатоденних конференцій знадобляться інструменти логістики й управління залом, а для одноденних воркшопів — вистачить автоматизації реєстрації та промоції.
Бюджет — ще один ключовий фактор: чим більше різних витрат, тим важливіший автоматичний облік, бо часто, наприклад, кейтеринг і друк бейджів у різних руках.
Інтеграції — цілий світ. Все залежить від того, ви організатор чи менеджер залу, і яку CRM/маркетингову інфраструктуру використовуєте (та яку використовують ваші партнери). Використання спільного ПЗ дає змогу організаторам і менеджерам залів мати спільний доступ до розкладу, контрактів і логістики — менше помилок, більше ефективності, більш злагоджене виконання події.
Головне — для ефективної автоматизації системи не мають бути ізольовані, а інтегруватися між собою там, де це потрібно. Інший шлях — повністю кастомізоване масштабоване рішення, яке покриє все, що не дають типові продукти (наприклад, робота з унікальними постачальниками звукового обладнання чи тонкощі гібридних івентів). Lionwood має сильне портфоліо створення унікальних систем для таких випадків, і ми завжди раді запропонувати експертизу у розробці та інтеграції подібного ПЗ. Звертайтеся у будь-який час — знайдемо рішення, що повністю покриє ваші потреби.
